De la conservació dels documents electrònics de les administracions públiques a les comarques de muntanya

Com tothom sap, els arxivers ens ocupem de recollir, descriure i conservar documentació pública i privada per tal de posar-la a disposició dels usuaris. La nostra feina és un servei a la comunitat que té a veure amb la preservació de la memòria col·lectiva, però també amb la defensa dels drets dels ciutadans, en tant que els documents, especialment els públics, són garantia de drets. Fins ara aquests documents tenien una materialitat, eren fonamentalment de paper, de manera que la seva gestió i conservació estava adaptada a aquest material. Avui la majoria de documents que generem són electrònics, i a més alguns han perdut l'estructura de document tal com l'enteníem fins ara com les base de dades, per això els arxivers ja parlem d'informació i de dades, més que de documents.

Com a sector professional, el nostre repte més gran en aquest moment és assegurar la conservació permanent de la documentació electrònica, i això vol recursos, humans i tecnològics, i molta expertesa. Els grans ajuntaments del país disposen d'equips tècnics interdisciplinaris formats per arxivers, informàtics i juristes que s'ocupen d'assegurar l'autenticitat, integritat i conservació dels documents electrònics que genera l'organisme. A les comarques de muntanya, els ajuntaments es troben en una situació molt diferent. D'entrada l'administració electrònica encara no ha arribat a tot arreu. A la Cerdanya, per exemple, veiem una gran diferència entre el desplegament de l'administració electrònica en els municipis gironins i en els municipis lleidatans, degut a la diversitat del suport que han rebut de les seves respectives Diputacions. Cal tenir en compte que la implantació de l'administració electrònica implica disposar d'eines informàtiques costoses que molts ajuntaments no es poden permetre. Però en els casos on sí que s'ha començat a treballar amb l'expedient electrònic, els equips interdisciplinaris no existeixen, no hi ha sistemes de gestió documental i els documents electrònics queden en mans de les empreses privades que proporcionen les aplicacions de gestió de documents.

Per als arxivers, que estem acostumats a pensar en la preservació dels documents a llarg termini, aquesta situació és molt preocupant. Ja no podem esperar que un dia aquests fons municipals arribaran a l'Arxiu Comarcal, en farem el tractament arxivístic i els guardarem per sempre al dipòsit, com fèiem amb el paper. Ara cal actuar des del moment en què es generen els expedients electrònics, classificar-los degudament, disposar d'un sistema de gestió documental i assegurar que es puguin transferir a un repositori únic d'arxius finalitzats que n'asseguri l'autenticitat, la integritat i conservació, com l'IArxiu del Consorci de l'Administració Oberta de Catalunya. Tot això requereix molta més preocupació, energia i recursos que guardar els expedients vells en qualsevol quarto fosc. Cal una entesa entre les administracions que tenen competències en matèria d'arxius, i dissenyar una estratègia conjunta per assegurar la correcta conservació de la documentació electrònica dels nostres ajuntaments. Fer això és important, no només pel valor patrimonial d'aquests documents, sinó, com he dit a l'inici, perquè els documents públics són garantia dels drets dels ciutadans.

Erola Simon Lleixà és directora de l'Arxiu Comarcal de la Cerdanya