Alternatives a WhatsApp per a organitzacions eficients
Slack, Teams i Noysi ofereixen el millor dels xats de mòbil i el correu sense els seus inconvenients
BarcelonaLa selecció del restaurant i el menú per al dinar de Nadal; l’assignació de víctimes per als obsequis de l’amic invisible; les llistes de regals de Reis. Els grups de WhatsApp treuen fum aquests dies amb cadenes interminables de missatges sobre les qüestions citades, que són un dolorós recordatori de la poca eficiència de les aplicacions de xat per a qualsevol activitat que s’hagi de portar a terme en grup.
Un exemple: de manera incomprensible, els xats de mòbil més populars aquí no ofereixen encara una funció d’enquesta a l’estil de Doodle, on els participants puguin triar entre les opcions de data i hora predefinides pel convocant, la decisió es prengui per majoria i sigui notificada automàticament als implicats. Tampoc no ofereixen la possibilitat de crear llistes col·laboratives –de tasques que s’han de fer, d’ingredients o materials que cal comprar– que es vagin marcant com a realitzades. I ja no parlem de la dificultat de seguir el fil de la conversa quan les respostes a un missatge determinat es barregen amb les noves aportacions. O de l’acumulació, entre els missatges escrits, de fotografies i altres documents adjunts que pocs dies després seran impossibles de trobar.
No hi ha dubte que els xats de mòbil no són l’eina de comunicació més adient per al treball en grup, però tot i això segueixen sent la més habitual en l’àmbit particular i han començat a fer forat també en el professional, on encara domina el correu electrònic, malgrat que serveis com WhatsApp són vulnerables al hackeig social i la suplantació d’identitat, cosa que representa un risc per a la privadesa de la informació empresarial.
Per combatre aquest fenomen han aparegut plataformes digitals dissenyades específicament per a la col·laboració en el marc de grups tancats d’usuaris amb identitat acreditada: empreses, institucions, associacions, entitats i centres educatius. Disposen d’aplicacions per a mòbil i ordinador, que permeten mantenir xats en temps real, trucades de veu i de vídeo privades o en grup i rebre notificacions a l’estil de WhatsApp o Telegram, però també ofereixen espai per emmagatzemar i compartir fitxers, i sobretot estan pensades per gestionar de manera endreçada la participació dels usuaris, mitjançant la creació de subgrups i l’assignació d’etiquetes temàtiques.
En el cas d’una empresa, es poden establir àrees separades per als empleats, els col·laboradors externs, els proveïdors i els clients. En el d’una escola, hi podria haver grups de direcció, professorat –per departaments–, alumnes i famílies –per nivells o per grups de classe– sense que l’activitat en cadascun d’ells es propagui als altres o els contamini. D’aquesta manera s’eviten també les cadenes de correu electrònic i, especialment, els missatges amb còpia massiva que acaben arribant i distraient qui no té necessitat de veure’ls o, potser, ni tan sols preteníem que els veiés.
Aquesta nova categoria de plataformes, que aspira a substituir tant el correu electrònic com els xats genèrics per a mòbil, està encapçalada per Slack, la més veterana i popular, però també hi competeixen Gsuite –la proposta de Google– i Teams –la de Microsoft, molt vinculada a les aplicacions ofimàtiques al núvol d’Office 365–. L’interès de Microsoft en aquest mercat és tal que fa uns anys l’empresa va estudiar l’adquisició de Slack, però finalment va optar per crear el seu propi servei, fusionant elements de Yammer –un rival de Slack que havia comprat abans– i de la variant empresarial de Skype. Fins i tot hi ha plataformes de col·laboració independents, com l’espanyola Noysi, l’única que està disponible en català.
Cadascuna d’aquestes plataformes de comunicació i treball en grup té els seus punts forts i febles, que seria molt llarg detallar aquí. Però Slack destaca per la quantitat d’integracions amb aplicacions de tercers, més de 800, davant les 200 de Teams. Noysi disposa d’eines per crear integracions i bots per automatitzar tasques, però n’hi ha poques, tot i que algunes són de gran interès com els procediments de resposta a situacions de crisi i d’alerta.
Els dos primers serveis disposen de versions de franc amb funcionalitats més o menys restringides: Slack et dona 5 gigabytes (GB) d’espai per usuari contra els 2 GB per usuari i 10 GB per grup de Teams, però Teams permet fer cerques en el contingut de tots els missatges, mentre que Slack ho limita als 10.000 més recents. Noysi no ofereix comptes d’usuari gratuïts, però la versió completa es pot provar durant 30 dies i té espai d’emmagatzematge il·limitat. A més, és el més flexible a l’hora d’acollir participants externs a l’organització: s'hi poden afegir col·laboradors sense límit, mentre que Slack només admet cinc convidats per cada llicència de pagament. Les llicències de Noysi són les més econòmiques: des de cinc euros mensuals per usuari en empreses fins a 100 usuaris, i baixa a menys de la meitat si s’hi apunten més de 75.000 empleats. Slack costa 6,25 euros mensuals per usuari i Microsoft Teams 10,5 euros al mes, però en aquest cas inclou l’ús de les aplicacions d’Office 365, un argument difícil de superar. Les tres plataformes apliquen descompte en cas de contractació anual.
¿Pagar per un servei de xat quan pots fer servir WhatsApp o Telegram de franc? Si valores la productivitat, l’eficiència i la seguretat, ho acabaràs fent.