Per què no tinc mai temps?

BarcelonaCom deia un conegut concurs televisiu presentat per l’enyorat Constantino Romero, “el temps és or”. Una frase que té tot el sentit en una societat com la nostra, en què les presses empenyen el dia a dia i el nivell d’exigència en relació a tot el que fem és màxim. Cal fer-ho bé i ràpid. Per afrontar aquesta realitat tenim dues opcions: ens sumem al moviment slow i relativitzem el temps per gaudir del moment i del que fem, o bé intentem pujar al tren de la immediatesa sense parar bojos, organitzant-nos i planificant-nos el temps.

Carla Casals, membre de l’equip de desenvolupament del lideratge corporatiu de l’Institut Gomà, alerta que “hi ha la percepció que com menys temps tinguis i més coses facis, més productiu i feliç seràs”. “Però el que és veritablement important és valorar si dediques el teu temps al que és important per a tu, no al que és obligatori i urgent”. En aquest sentit, diu que “optimitzar el temps de manera efectiva és important per construir una vida plena i que tingui en compte totes les parts que et fan ser la persona que vols ser: família, amics, feina, aficions...” I és que quan tenim la sensació que per més coses que fem no estem complint els objectius, vol dir que alguna cosa no la fem bé. Així doncs, la pregunta és: com ho aconseguim? El primer pas, diu Casals, és “tenir molt clar què és important per a nosaltres i quin temps requereix i volem dedicar-hi”. “A partir d’aquí, respectar uns espais diaris per connectar amb nosaltres mateixos i amb els nostres objectius, i no deixar-nos endur per les urgències i les presses”.

Més satisfacció

Montserrat Sánchez Aguirre, docent del curs La gestió del temps: tècniques i instruments, que ofereixen a Serveis Formatius L’Om de Girona, afegeix que “quan veiem el nostre temps ben gestionat, creix la satisfacció, cosa que incrementa el nivell de serotonina, clau en la regulació de l’estat d’ànim”. Per tant, queda clar que paga la pena intentar-ho.

Per començar, és necessari aprofundir en alguns aspectes que ajudaran a conèixer millor el nostre ritme de treball i que serviran per identificar la tècnica que funcionarà millor per a cadascú.

Així, per treure el màxim profit d’un dia caldria analitzar tres aspectes: quines són les hores en què estem més actius i concentrats, de manera que les puguem destinar a les tasques més complicades de la jornada. També haurem de marcar en quin moment cal reduir al mínim les distraccions per evitar que aquestes hores de productivitat es vegin minimitzades. Un altre aspecte fonamental és fixar-se en l’entorn de treball, que és un element clau en la productivitat. I, finalment, valorar la nostra capacitat de concentració, un factor important si volem afrontar una tasca de manera efectiva. Cal recordar que la multitasca és un dels principals enemics de la productivitat!

Temps i productivitat

Un dels àmbits vitals en què s’aposta més per aconseguir un ús correcte del temps és l’àmbit laboral (i també el dels estudis), però cal tenir present que totes les estratègies sobre la gestió del temps que fem servir per millorar a la feina repercutiran en l’àmbit personal i familiar.

El pedagog Joan Castellsaguer assegura: “És important administrar bé el temps per simple salut mental: no crear estrès, tenir prou temps d’oci, relacionar-se amb gent de diferents àmbits socials, culturals, etc.” Administrar bé el temps farà que sentim menys pressió, menys estrès, i que, per tant, ens concentrem millor, però com avisa Castellsaguer, “més que treballar la concentració és convenient tenir un espai i una organització que la facilitin. Si ja és prou complex concentrar-se només falta que hi hagi aspectes físics que ho dificultin”.

Montserrat Sánchez Aguirre, experta en gestió del temps, afegeix que “hi ha diverses accions que faciliten la concentració, com ara reduir els elements de distracció, que en la nostra societat, basada en la immediatesa, són abundants: whatsapps, trucades, correus electrònics, interrupcions no planificades... Altres lladres del temps també són claus, com la planificació de les reunions, per exemple. En aquest sentit, cal tenir una acta perquè tots els participants ja coneguin els temes a tractar i vinguin preparats, acotar la durada de la trobada, concretar per escrit els acords presos, etc”.

Un cop tenim clar que cal reduir al màxim els elements de distracció, necessitem aprendre, diu la docent dels Serveis Formatius L’Om, “a planificar el nostre dia a dia: quines tasques són urgents i quines importants, ser realistes amb el temps que haurem de dedicar a cadascuna, determinar els temps de descans, definir un temps d’oci i dedicació a un mateix i calendaritzar els esdeveniments que es poden planificar (vacances, festes d’aniversari, celebracions, etc.) per poder avançar-nos a tot el que això implica: regals, indumentària, bitllets de transport...”, destaca aquesta experta.

No hi ha una tècnica de gestió del temps que sigui millor o pitjor, sinó que cal avaluar la manera pròpia de treballar i el tipus de tasca a fer, per decidir quina és la que funciona millor per a cada persona.

Per començar, però, podem aplicar set hàbits per organitzar-nos millor el temps, i que són: planificar les tasques, marcar-nos un horari, fixar prioritats, utilitzar una agenda setmanal, agrupar tasques que siguin similars, evitar saltar d’una tasca a l’altra i premiar-nos quan s’assoleixen objectius. Joan Castellsaguer hi afegeix algunes idees: deixar el més fàcil per al final, per a quan s’estigui més cansat; no estar massa estona seguida fent el mateix tipus de feina, perquè el cansament arriba abans; en acabar una feina, procurar fer-ne una altra com més diferent millor; si es té molta feina d’una tasca determinada, partir-la en diverses parts i entremig fer-ne d’altres de ben contrastades; evitar interrupcions innecessàries, però fer petits descansos que ens permetin carregar piles. ¿Ens hi posem?

1. Llistes de tasques

Ajuden a organitzar el treball i establir prioritats. A part de fer llistes de tot el que cal fer, hi ha diverses tècniques per organitzar-les. La primera és la Caixa d’Eisenhower, que permet classificar les tasques segons les prioritats i el temps que cal invertir-hi. La llista inclourà les tasques importants i no importants i, en cada categoria, les urgents i les no urgents. Una altra tècnica és crear un Tauler Kanban, on s’analitza el progrés de cada tasca. Només cal crear columnes que representin les diferents etapes d’un projecte (recerca, per fer, fent i acabat) i moure les activitats a les diferents columnes per avaluar com avancen.

2. La tècnica Pomodoro

La tècnica més popular, que es fa servir molt sovint entre estudiants. Consisteix en dividir la jornada en porcions de 25 minuts. Durant aquest temps cal fer les tasques sense distraccions i, un cop han passat aquests minuts, es pot fer un descans de 3 a 5 minuts. Durant el dia s’ha de seguir el procés i cada quatre pomodoros (blocs de 25 minuts) es pot agafar un descans més llarg de 15 a 20 minuts.

3. La tècnica dels 5 minuts

Una tècnica ideal per a les persones que es dispersen fàcilment. L’objectiu és eliminar les pèrdues de temps, i l’aposta és marcar-se el repte de resoldre cada tasca en 5 minuts, de manera que el temps empeny i s’eliminen els temps de dubte. Òbviament, moltes tasques no es resolen en 5 minuts, però ja estàs en marxa!

4. Tècnica Seinfeld

Es tracta de crear un calendari gros i traçar-hi un cronograma amb les rutines o tasques diàries. Es van marcant a mesura que es fan i sembla que anar assolint reptes fa que no vulguis trencar la cadena.

Tècniques per organitzar-te millor

5 eines per gestionar el temps de manera eficient

Tomato Timer

Una senzilla pàgina web inspirada en el mètode Pomodoro, que consisteix en treballar en porcions de 25 minuts. És un cronòmetre que cada 25 minuts ens avisa que hem de descansar durant 5 minuts.

Team Viz

Una eina que permet a l’usuari registrar tot el temps que dedica als seus projectes. També utilitza la tècnica Pomodoro, però aporta moltes més solucions. Es poden gestionar projectes, veure la planificació de resolució de tasques, configurar els registres mitjançant etiquetes i veure informes i estadístiques.

Be Focused - Focus Timer

Una apli que no deixa de ser un temporitzador per gestionar millor el temps i poder concentrar-se més bé en les tasques que cal afrontar. Permet gestionar les tasques per conservar la motivació i l’objectiu marcat.

Wunderlist

Una apli que ajuda a gestionar tasques i temps, per exemple, planificant un viatge, compartint la llista de la compra amb la parella o administrant diversos projectes de feina.

Clockit: The Pomodoro Timer

Una altra apli que es fixa en el mètode Pomodoro per aconseguir ser més productius i treure més partit al temps que dediquem a fer cada cosa.