Si no vols que el teu e-mail vagi a la paperera...

Tot i que s'han convertit en una eina fonamental per comunicar-se de manera ràpida tant a nivell personal com professional, els correus electrònics diuen molt sobre nosaltres i és important anar amb compte a l'hora de redactar-los. Mantenir una imatge cuidada, escriure textos breus, ordenats i concrets i estar atent a tots els elements que componen el missatge -assumpte, signatura, documents adjunts, etc.- són algunes de les recomanacions de l'experta en comunicació professional Teresa Baró, que proposa la guia 'Tens un e-mail', un manual per ensenyar a redactar correus electrònics eficaços. Qualsevol detall pot ser important per transmetre la imatge professional desitjadaRegles bàsiques de cortesia

Correus interns i externs

No sempre els correus externs han de ser formals i els interns informals. Hi ha relacions dins d'una empresa que, per jerarquia, edat o altres motius, requereixen un alt grau de formalitat. Teresa Baró destaca que és especialment important tenir en compte aquest punt si els correus poden circular entre companys o si hi ha terceres persones en còpia.

Destinataris múltiples

L'adreça electrònica és una informació privada i, per tant, en cas que es vulgui enviar un correu a diverses persones, cal utilitzar el camp C/O. Pot ser, però, una font de conflictes, i s'ha d'utilitzar amb prudència.

Adjuntar documents

Cal evitar l'enviament innecessari de documents adjunts. Han de ser útils i oportuns, però són una bona eina perquè el destinatari pugui emmagatzemar la informació.

Errors que cal evitar

L'autora de Tens un e-mail recomana que l'adreça del destinatari sigui sempre l'últim camp que s'escriu, perquè no s'enviï per error.

La imatge dels correus

La primera imatge que causa un correu electrònic és fonamental. "La primera conseqüència d'un correu poc preparat és, justament, que passi desapercebut o que sigui eliminat directament", diu Teresa Baró, autora de Tens un e-mail . Proposa, doncs, mostrar atenció a quatre aspectes importants. En primer lloc, triar una tipografia clara, actual i universal que no sigui excèntrica, infantil, estrident ni pretensiosa. Preferència per la Times, l'Arial, la Garamond i l'Helvètica. Cal evitar els fons de colors, ja que són un element "decoratiu" que crida l'atenció però no aporta res. El color, però, es pot convertir en un recurs tipogràfic per destacar informació. En tercer lloc, segons l'autora, s'ha de prescindir de les imatges de fons, que també distreuen el lector i acostumen a quedar incorporades com un document adjunt. Finalment, cal cuidar la signatura, i és preferible que inclogui totes les dades de contacte.

Brevetat i legibilitat

És important que el lector pugui llegir el nostre correu electrònic sense dificultats, per la qual cosa el text ha de ser breu. D'una banda, la informació ha de transmetre's de manera clara i directa, tenint en compte que és probable que sigui llegit en un telèfon mòbil o dispositiu de butxaca. El text ha d'ocupar el mínim possible i ha de tenir la informació essencial a les primeres línies. De fet, l'autora de la guia proposa que, en cas que el missatge hagi de tenir molta informació, el millor és enviar un document adjunt, amb un correu breu que en destaqui la informació important. D'altra banda, ha de ser llegible: ha d'evitar paraules massa cultes o tècniques, utilitzar els recursos tipogràfics com el subratllat i la negreta i fer un bon ús dels signes de puntuació.

Garantir la identitat i l'autenticitat

L'Autoritat Catalana de Protecció de Dades publica en el seu Manual de bon ús del correu electrònic diverses maneres de garantir la identitat i l'autenticitat del contingut dels nostres correus electrònics. La signatura electrònica pot ser una bona eina d'identificació i es genera a partir d'un certificat electrònic. Una altra opció és el xifratge, que transforma el missatge, fent servir una clau, per evitar que altres persones el llegeixin: garanteix que la informació no sigui intel·ligible ni manipulada per tercers. La normativa de protecció de dades imposa el xifratge en la transmissió de dades de caràcter personal a través de xarxes públiques o xarxes sense fil de comunicacions electròniques, quan el tractament requereix l'aplicació de mesures de seguretat de nivell alt. Per desxifrar un missatge, cal tenir instal·lat un programa de xifratge i conèixer la clau que permet desxifrar-lo.

Les emoticones

Segons l'autora de Tens un e-mail , des de fa un temps les emoticones s'han convertit en una eina habitual en l'àmbit laboral i, per tant, en els correus professionals. "Gràcies a les emoticones podem expressar matisos a certes frases que podrien semblar massa seques o fins i tot agressives", diu. Cal prudència a l'hora d'utilitzar-les -i no abusar-ne-, però supleixen alguns matisos que només aporten el llenguatge no verbal i la veu, eviten interpretacions errònies del missatge i ens apropen al receptor.

Les parts d'un text

És necessari tenir cura de totes les parts d'un correu electrònic. Tot i així, en algunes ocasions la immediatesa d'aquesta forma de comunicació permet que es puguin escriure correus formals amb una frase o paraula.

Assumpte

És el primer que llegeix el receptor i per tant ha d'informar de manera sintètica i atractiva sobre el motiu de l'e-mail. Ha de ser breu i informatiu.

Salutació

Dependrà de la relació amb el receptor. Es pot prescindir de la salutació quan hem entrat en una conversa o és una persona molt propera.

Introducció

Ha de captar l'atenció, plantejar el tema i establir una bona relació amb el destinatari.

Contingut

El text ha de ser breu, però això no treu que s'organitzi en paràgrafs, fins i tot numerats, ja que els correus electrònics són textos molt funcionals.

Comiat

El comiat dependrà, igual que la salutació, de la relació que es tingui amb el destinatari, però sempre n'hi ha d'haver.

Gestió del correu

És necessari determinar la freqüència amb què es consulta la safata, en funció del tipus de feina, ja que pot perjudicar la concentració. L'experta en comunicació Teresa Baró recomana eliminar l' spam , revisar un cop al dia la safata de "correu no desitjat" i classificar els missatges en carpetes per nivell d'urgència. A més, recorda que és important, quan s'ha de ser fora de l'oficina durant un temps, que s'adverteixi de l'absència amb un missatge automàtic de resposta que indiqui una adreça alternativa.

Protecció de dades

L'Autoritat Catalana de Protecció de Dades estableix en el seu manual que l'empresa pot accedir al correu electrònic corporatiu d'un treballador "només quan aquest accés estigui justificat i no hi hagi cap altre mecanisme que permeti assolir l'objectiu perseguit sense necessitat d'accedir-hi". A més, recorda que, en cas que les normes d'ús de l'empresa permetin fer servir el correu electrònic amb finalitats privades, no se n'ha d'abusar, i s'ha de fer constar el caràcter privat a l'assumpte del missatge. Recomana eliminar la informació privada emmagatzemada tan bon punt sigui possible, especialment si s'estarà fora de l'oficina un temps.